EduChat – AI-Chatbot SaaS für Bildungsträger

EduChat ist ein AI-Chatbot-System, das speziell für Bildungsträger entwickelt wurde. Es beantwortet Fragen von Interessenten automatisch per WhatsApp und Web – rund um die Uhr, in natürlicher Sprache.

Die Herausforderung

Bildungsträger erhalten täglich hunderte Anfragen zu Kursen, Fördermöglichkeiten und Bewerbungsprozessen. Das manuelle Beantworten bindet wertvolle Ressourcen und führt zu langen Wartezeiten. EduChat löst dieses Problem durch intelligente, kontextbezogene Antworten basierend auf den individuellen Kursdaten jedes Mandanten.

Technische Umsetzung

Das System basiert auf einer Multi-Tenant-Architektur mit Supabase als Backend. Jeder Bildungsträger erhält eigene Prompt-Templates, die auf seine spezifischen Kursangebote zugeschnitten sind. Die WhatsApp Cloud API ermöglicht direkte Kommunikation über den meistgenutzten Messenger Deutschlands. Qualifizierte Leads werden automatisch an das CRM (HubSpot) übergeben.

Ergebnis

Ein production-ready SaaS-Produkt mit automatischer Lead-Qualifizierung, das Bildungsträgern ermöglicht, ihre Beratungskapazitäten zu skalieren, ohne zusätzliches Personal einzustellen.

Kurzfassung EduChat Pitch (DE)

EduChat ist eine spezialisierte AI-Chatbot-SaaS für Bildungsträger, die WhatsApp- und Web-Chat mit GPT-4o kombiniert, um Anfragen von Interessenten, Teilnehmenden und Förderstellen automatisiert, schnell und datenschutzkonform zu beantworten.

Problem

Bildungsträger erhalten täglich viele Anfragen zu Kursen, Fördermöglichkeiten, Einstiegsvoraussetzungen und Formalitäten. Klassische FAQ-Seiten und Kontaktformulare führen zu Medienbrüchen, langsamen Reaktionszeiten und verlorenen Leads. Gleichzeitig fehlen Ressourcen im Backoffice, um jede Anfrage individuell und zeitnah zu bearbeiten.

Lösung

EduChat bietet eine Multi-Tenant SaaS-Plattform, mit der jeder Bildungsträger einen eigenen AI-Chatbot betreiben kann – ohne technisches Know-how:

• WhatsApp & Web-Chat: Interessenten schreiben über ihren bevorzugten Kanal.
• GPT-4o mit Custom Prompts: Antworten sind kontextsensitiv, markenkonform und auf das Kursportfolio des jeweiligen Trägers zugeschnitten.
• Eigene Wissensdatenbanken: Kursangebote, Standorte, Förderprogramme und interne Prozesse werden mandantenspezifisch hinterlegt.
• Branding & Tonalität: Jeder Mandant definiert Sprache, Stil und CI selbst.

Technologie-Stack

• Frontend: Next.js App Router, Tailwind CSS, Framer Motion
• Backend: Supabase (PostgreSQL) mit Edge Functions
• AI Engine: OpenAI GPT-4o mit dynamischen Prompt-Templates
• Messaging: WhatsApp Cloud API + Socket.io für Web-Chat
• Auth & Security: Supabase Auth mit Row Level Security (echtes Multi-Tenant)
• CRM: HubSpot API für automatisches Lead-Tracking und Scoring
• Deployment: Vercel + Supabase Cloud (EU-Hosting möglich)

Architektur-Highlights

1. Multi-Tenant Prompt-System

• Jeder Bildungsträger erhält einen eigenen Mandanten.
• Pro Mandant: individuelle Prompt-Templates mit Variablen für Kurse, Standorte, Förderlogiken, Öffnungszeiten, Markenstimme.
• Kontext wird zur Laufzeit injiziert (z. B. aktuelles Kursangebot, freie Plätze, Fördervoraussetzungen), sodass Antworten immer aktuell und spezifisch sind.

2. WhatsApp Cloud API Integration

• Offizielle Meta Business Platform für zuverlässige Zustellung.
• Eingehende Nachrichten werden in Echtzeit an die AI-Engine weitergeleitet.
• Der Bot kann:
• Kursinformationen geben
• Dokumente/Links teilen (z. B. Anmeldeformulare, PDF-Broschüren)
• Beratungstermine vorschlagen und vormerken

3. CRM-Automation mit HubSpot

• Jede Konversation wird automatisch als Lead in HubSpot angelegt.
• Speicherung von:
• Gesprächsverlauf
• Kontaktdaten
• Lead-Score (z. B. basierend auf Kursinteresse, Dringlichkeit, Förderstatus)
• Lifecycle-Stage (z. B. MQL, SQL)
• Sales-Teams sehen auf einen Blick, welche Anfragen priorisiert werden sollten.

Ergebnisse & Mehrwert

• 85 % der Anfragen werden vollautomatisch beantwortet – 24/7.
• Ø 3 Sekunden Antwortzeit auf WhatsApp und im Web-Chat.
• +47 % Lead-Conversion, da Interessenten sofort, persönlich und kontextrelevant beraten werden.
• Skalierbare Multi-Tenant-Architektur für beliebig viele Bildungsträger.
• DSGVO-konform: Hosting in der EU, keine externen Tracking-Dienste, klare Trennung der Mandantendaten.

Positionierung

EduChat richtet sich an:

• Private und öffentliche Bildungsträger
• Akademien, Weiterbildungsinstitute, Berufsschulen
• Träger mit hohem Anfragevolumen und begrenzten Beratungskapazitäten

Mit EduChat professionalisieren Bildungsträger ihre digitale Erstberatung, entlasten ihre Teams und erhöhen gleichzeitig Conversion und Servicequalität.