n8n vs. Make vs. Zapier: Welches Automatisierungstool passt zum Mittelstand?

Die Tool-Wahl bei der Automatisierung scheitert selten an Features. Sie scheitert an der Rechnung am Monatsende. Drei Unternehmen bauen denselben fünfstufigen Lead-Workflow – einer zahlt 20 Euro im Monat, einer 70, einer landet in einem deutlich höheren Tarif. Gleicher Workflow, gleiches Volumen, nur ein anderes Tool. Der Unterschied liegt nicht in dem, was die Tools können, sondern in der Frage, wofür sie Geld nehmen.

Genau das übersehen die meisten Mittelständler beim ersten Automatisierungsprojekt. Sie vergleichen Listenpreise und Integrationszahlen, unterschreiben das Abo – und stellen drei Monate später fest, dass der Tarif aus allen Nähten platzt. Dieser Vergleich dreht die Reihenfolge um: zuerst das Abrechnungsmodell verstehen, dann das Tool wählen.

Der entscheidende Unterschied: Wie die drei Tools abrechnen

Zapier, Make und n8n rechnen nach drei grundverschiedenen Logiken ab. Und weil ein typischer Geschäfts-Workflow aus mehreren Schritten besteht, kann derselbe Ablauf je nach Modell ein Vielfaches kosten.

Zapier: pro Aktion – jeder Schritt zählt

Bei Zapier zählt jede ausgeführte Aktion als ein Task. Ein Workflow mit drei aktiven Schritten verbraucht bei jedem einzelnen Durchlauf drei Tasks. Trigger, Filter, Paths und einige integrierte Tools wie Tables, Formatter und Delay sind zwar kostenlos – aber sobald Sie Daten in ein CRM schreiben, eine E-Mail versenden und eine Slack-Nachricht absetzen, sind das drei Tasks pro Durchlauf.

Das skaliert linear mit der Komplexität. Je mehr Schritte, desto schneller frisst sich das Volumen durch Ihr Kontingent. Für simple Zwei-Schritt-Automationen ist das harmlos. Für mehrstufige Workflows mit hohem Volumen wird es teuer.

Make: pro Operation/Credit – günstiger, aber Polling frisst mit

Make rechnet ähnlich granular, aber spürbar günstiger: Jede Modul-Aktion in einem Szenario zählt als ein Credit – eine Zeile in Google Sheets schreiben, Gmail-Daten abrufen, ein Feld aktualisieren. Im August 2025 hat Make die Bezeichnung von „Operations" auf „Credits" umgestellt; die Mechanik blieb gleich.

Die Falle steckt im Detail: Polling-Trigger verbrauchen Credits auch dann, wenn sie keine neuen Daten finden. Ein Szenario, das in kurzen Intervallen prüft, ob ein neuer Datensatz vorliegt, kostet Sie auch bei leerem Posteingang. Das führt zu unerwartetem Verbrauch, den niemand auf der Rechnung erwartet hat. Seit dem 6. November 2025 verlangt Make zusätzlich 25 Prozent mehr für nachgekaufte Credits als für die im Plan enthaltenen – wer regelmäßig nachkauft, zahlt drauf.

n8n: pro kompletter Execution – egal wie viele Schritte

n8n bricht mit der Logik der anderen beiden. Hier zählt eine Execution als ein kompletter Workflow-Durchlauf – unabhängig davon, wie viele Schritte er hat oder wie viele Daten verarbeitet werden. Ob Ihr Workflow drei Knoten oder dreißig hat, ob er ein Feld oder zehntausend Zeilen verarbeitet: Es bleibt eine Execution.

Das ist der eigentliche Hebel. Genau bei den mehrstufigen, datenintensiven Workflows, bei denen Zapier und Make ins Geld gehen, bleibt n8n flach. Je komplexer Ihre Automatisierung, desto größer der Kostenvorteil.

Die echten Preise 2026 im Klartext

Jetzt die Zahlen, mit denen Sie tatsächlich kalkulieren – Stand 2026, jeweils bei jährlicher Abrechnung.

Zapier hat einen Free-Plan mit 100 Tasks/Monat, beschränkt auf zweistufige Zaps (ein Trigger, eine Aktion). Professional startet bei rund 19,99 USD/Monat (jährlich) für 750 Tasks; bei jährlicher Abrechnung gibt es 2.000 Tasks für rund 49 USD/Monat, der Team-Plan liegt bei rund 69 USD/Monat (jährlich; monatlich rund 103,50 USD). Darüber wird es Enterprise und individuell. Mit über 8.000 vorgefertigten Integrationen ist Zapier hier konkurrenzlos breit.

Make bietet mehrere Pläne: Free mit 1.000 Credits/Monat, zwei aktiven Szenarien und 15-Minuten-Intervall, dann Core für 9 USD/Monat, Pro für 16 USD/Monat und Teams für 29 USD/Monat – alle mit 10.000 Credits Basis. Jährliche Abrechnung spart rund 15 Prozent. Make liegt bei rund 1.500 bis 2.000 Integrationen.

n8n Cloud kostet Starter 20 EUR/Monat für 2.500 Executions, Pro 50 EUR/Monat für 10.000 Executions und Business 667 EUR/Monat für 40.000 Executions. Einen dauerhaften Free-Plan in der Cloud gibt es nicht, nur eine 14-Tage-Trial. n8n bringt mit jedem Plan Zugriff auf rund 1.000 Integrationen mit – und gleicht Lücken über die HTTP-Request-Node und Custom Code aus, sodass sich praktisch jede öffentliche API anbinden lässt.

Und dann gibt es die Option, die alle Tabellen sprengt: Die selbst gehostete n8n Community Edition ist quelloffen (Fair-Code-Lizenz), kostenlos und hat keine Execution-Limits. Dazu später mehr – inklusive der ehrlichen Einordnung, warum „kostenlos" hier nicht „umsonst" heißt.

Dass n8n kein Nischenprodukt ist, zeigt der Hintergrund: über 190.000 GitHub-Stars, rund 1,7 Millionen monatlich aktive Builder und mehr als 1.400 Enterprise-Kunden, darunter Microsoft, KPMG, Vodafone und Volkswagen. Nach dem strategischen SAP-Investment im Mai 2026, das n8n in SAPs Joule Studio einbettet, verdoppelte sich die Bewertung des Berliner Unternehmens auf 5,2 Mrd. USD.

DSGVO und Self-Hosting: die DACH-Frage, die US-Vergleiche ignorieren

Hier trennen sich die Wege endgültig – und genau diesen Punkt unterschlagen die meisten internationalen Vergleichsartikel.

Zapier hostet Daten standardmäßig auf AWS-Servern in den USA und kann nicht selbst gehostet werden. EU-Datenresidenz gibt es erst im Enterprise-Plan. Für ein deutsches KMU mit Personendaten ist das eine echte Hürde.

Make ist hier flexibler: Bei der Anmeldung können Sie EU- oder US-Hosting wählen (eu1.make.com), ohne einen Enterprise-Plan zu brauchen.

n8n ist die deutsche Antwort im Wortsinn: Die n8n GmbH sitzt in Berlin, die Cloud wird standardmäßig in der EU gehostet (auf Microsoft Azure). Beim Self-Hosting verlassen Daten, Credentials und Logs Ihre eigene Infrastruktur nie.

Der oft übersehene Knackpunkt heißt CLOUD Act: Auch bei EU-Datenresidenz können US-Unternehmen gezwungen werden, im Ausland gespeicherte Daten herauszugeben. Für Firmen mit sensiblen Personendaten ist das kein theoretisches Risiko. Wer strenge DSGVO- oder Datenresidenz-Anforderungen erfüllen muss, fährt mit Self-Hosting den saubersten Compliance-Weg. Das ist kein Hype-Argument, sondern in regulierten Branchen oft das Ausschlusskriterium.

Lernkurve und Einstieg: Same-Day vs. 2–4 Wochen

Der Preis ist nur die halbe Wahrheit. Die andere Hälfte ist, wie viel Know-how Sie wirklich brauchen.

Zapier ist kompromisslos auf nicht-technische Nutzer optimiert: linearer Wizard, Produktivität am selben Tag. Eine Textmanipulation ist hier ein Klick.

n8n ist für einfache Workflows ebenfalls ohne Entwickler nutzbar, entfaltet sein volles Potenzial aber erst mit etwas JavaScript oder Python und API-Verständnis. Realistisch sollten Sie 2 bis 4 Wochen Einarbeitung einplanen. Dieselbe Textmanipulation, die bei Zapier ein Klick ist, läuft bei n8n oft über Expressions oder Code. Das ist kein Nachteil – es ist der Preis für Mächtigkeit und Kontrolle. Aber man sollte ihn kennen, bevor man sich auf Self-Hosting einlässt.

Apropos: n8n Self-Hosting ist nicht wirklich gratis. Infrastruktur, Updates, Security und Uptime müssen Sie selbst stemmen. Die reine Infrastruktur lässt sich zwar für wenige Euro im Monat betreiben – rechnet man Security, Wartung und Betriebsaufwand mit ein, landen die Gesamtkosten für ein kleines Deployment realistisch eher bei 200 bis 500 USD/Monat. Ohne IT-Ressourcen oder einen Partner, der das übernimmt, ist die „kostenlose" Community Edition eine Falle.

Rechenbeispiel: 5-stufiger Lead-Workflow, 100x am Tag

Machen wir es konkret. Ein realistischer Workflow: Formular-Eingang, CRM-Lookup, Deal anlegen, Bestätigungs-E-Mail, Slack-Benachrichtigung ans Vertriebsteam. Fünf Schritte, 100 Durchläufe pro Tag.

• Zapier: Fünf Schritte bei 100 Durchläufen täglich ergeben rund 15.000 Tasks/Monat. Das treibt klar ins Team-/Enterprise-Territorium mit individuell verhandelten Tarifen – der günstige Professional-Plan reicht dafür nicht annähernd.
• Make: Bei vergleichbarem Volumen deutlich günstiger als Zapier, weil die Credits niedriger bepreist sind – wie viel genau, hängt stark von Polling-Frequenz und Modul-Anzahl ab.
• n8n self-gehostet: mit Abstand am günstigsten – weil die fünf Schritte nur eine Execution sind und es keine Limits gibt; übrig bleiben im Wesentlichen die Betriebskosten der eigenen Instanz.

Der Punkt ist nicht „n8n ist immer am billigsten". Der Punkt ist: Bei mehrstufigen Hochvolumen-Workflows bestraft Sie die schrittbasierte Abrechnung von Zapier am härtesten. Bei wenigen, simplen Automationen kehrt sich das Bild um.

Ein praktischer Tipp unabhängig vom Tool: Stille Task- oder Credit-Überschreitungen sind die häufigste Quelle für überraschende Rechnungen. Setzen Sie eine E-Mail-Warnung bei 80 Prozent des Monatslimits, um Hochvolumen-Workflows rechtzeitig zu optimieren, statt am Monatsende vom Aufschlag überrascht zu werden.

Klare Empfehlung: Welches Tool passt zu welcher Situation

Schluss mit „es kommt darauf an". Hier ist die Wenn-Dann-Logik.

Nehmen Sie Zapier, wenn …

… Sie viele einfache, kurze Automationen brauchen, niemand im Team programmieren kann oder will und Sie heute starten müssen. Die 8.000+ Integrationen und der Same-Day-Einstieg sind unschlagbar – solange Ihre Workflows kurz sind und das Volumen überschaubar bleibt. Nicht nehmen bei mehrstufigen Workflows mit hohem Volumen: Dort ruiniert Sie das Task-Modell.

Nehmen Sie Make, wenn …

… Sie den visuellen, mittleren Weg suchen: günstiger als Zapier, flexibler als ein reiner Wizard, mit EU-Hosting ohne Enterprise-Zwang. Achten Sie aktiv auf Polling-Trigger, die im Hintergrund Credits verbrennen, und kalkulieren Sie den Aufschlag für nachgekaufte Credits ein.

Nehmen Sie n8n, wenn …

… Sie komplexe, mehrstufige oder datenintensive Workflows fahren, harte DSGVO-/Datenresidenz-Anforderungen haben oder die volle Kontrolle über Logik und Daten wollen. Das Execution-Modell und Self-Hosting sind dann sowohl die günstigste als auch die sauberste Lösung. Nicht allein angehen, wenn Sie keine IT-Ressourcen für Betrieb und Wartung haben – dann lohnt sich die Cloud-Variante oder ein Partner, der das Hosting übernimmt.

Fazit: Erst der Use-Case, dann das Tool

Der häufigste teure Fehler ist, das Tool zuerst zu wählen und den Workflow danach reinzuquetschen. Drehen Sie es um: Skizzieren Sie Ihren konkretesten, volumenstärksten Workflow, zählen Sie die Schritte und die monatlichen Durchläufe – und rechnen Sie ihn durch jedes der drei Abrechnungsmodelle. Erst dann sehen Sie, welches Tool Sie am Monatsende nicht überrascht.

Für die meisten Mittelständler mit ernsthaften, mehrstufigen Prozessen und DACH-typischen Datenschutzanforderungen führt der Weg zu n8n – wegen der Execution-Logik und der Datensouveränität. Für schnelle, einfache Verknüpfungen ohne Entwickler bleibt Zapier die pragmatische Wahl. Make sitzt sauber dazwischen.

Wenn Sie konkret loslegen wollen, helfen zwei weiterführende Texte: die Automation-Quick-Wins mit n8n in 30 Tagen zeigen, womit Sie sinnvoll anfangen, und So gewinnen B2B-Dienstleister mit automatisierter Leadgenerierung mehr Kunden liefert den passenden Use-Case dazu.